慣れない出張先での支払い、領収書はちゃんともらいましたか？
こんにちは！へこみです！
出張先での支払いは色んな場所で発生しますよね？
電車、飛行機、バス、タクシーなどの交通機関、駐車場、高速道路の使用料、ガソリン代、宿泊の場合はホテル、接待があった場合は飲食店など様々な場所が考えられます。
普段から領収書をもらう癖がある人はいいですが、慣れていないと支払った後そのまま行ってしまうでしょう。
私も慣れていない最初の方はよくもらい忘れがありました。
今回は電車を利用して出張する際の注意したいポイントを教えたいと思います。
ちなみに領収書を受領し忘れた場合はどうなるかご存知ですか？
出張にかかったお金がかえって来ない場合があります。
つまり自己負担する場合がまれに考えられます。
それのため、忘れたくない方は次へ進みましょう！
目次
領収書はもらったか確認しましたか？
あなたの出張は電車での移動が多いですか？
私は電車での移動が多かったです。
そのため、みどりの窓口や券売機をよく利用していました。
窓口で支払いを行う際は、担当の方が領収書の有無を聞いてくるので忘れることは少ないでしょう。
しかし、券売機で新幹線や特急・乗車券を購入した場合は小収書のボタンを押し忘れることがあります。
理由は新幹線と在来線を使用する場合の購入がややこしいため、そちらに集中し押し忘れることがあります。
購入後に領収書のもらい忘れに気付いた場合
窓口の方に事情を話して領収書をもらうことができます。
電車の時間が迫っている場合は、次のケースを試してください。
電車に乗って気づいた場合
自動改札機に券を入れる前に係りの人に話して乗車券、特急券をもらうようにしましょう。
購入した駅で券を見せて窓口に相談すれば領収書を出してもらえます。
私の場合はもらうことができましたが、一度確認してみて下さい。
会社によってはそれも証拠になるので、清算を行える可能性があります。
そのため、経理の方に一度確認してみましょう。
利用後に領収書をもらってないと気付いた場合
これはどうにもならない場合が多いです。
ただし、出張先のコンビニ等で買い物をし領収書をもらいます。
その領収書に印字された住所と時刻でその場所にいたことが証明されれば、精算を行える可能性があります。
インターネットで事前購入した場合
人によってはインターネットで先に購入してしまう人がいるのではないでしょうか？
その場合、領収書の発行は1度の場合が多いです。
そのため、すぐにプリントアウトするか、PDFなどに電子データで保存しましょう。
最悪画面キャプチャーを撮り、印刷できる形を整えて電子データにしましょう。
忘れないためのとっておきの方法
それでも心配で忘れないようにしたい場合の方法を知りたいですか？
非常に簡単です。
経理の方にお願いすることが確実です。笑
会社より異なるかもしれませんが、経理課の方にお願いすれば手配を行ってくれます。
宿泊の出張であれば、ホテルも手配してくれます。
お願いする際は、日程に余裕をもって条件を漏れなく記入しお願いするようにして下さい。
電車であれば日時、指定席、窓側、通路側、喫煙ルームに近い席など。
会社によっては経理課ではない場合もあるので、事前に確認してください。
自分でしなさいという場合は、もらい忘れに気を付けましょう。
領収書のもらい忘れが続くと…
慣れてないうちはいいですが、ある程度経験して続くようであれば最悪どうなるか分かりますか？
怒られるのはもちろんですが、信用を失う場合もあります。
そのため、出張に行くような案件に携われなくなる可能性もあります。
次にそのチャンスが回ってくるのはいつになるか分かりません。
何でそんなことで！？と思いの方もいると思います。
小さいことの積み重ねで信頼を得ることができますが、その逆も然りです。
精算ルールは異なるかと思いますが、精算書を自分で作り、直属の先輩、上司に回し、そこから経理に回り、決済が終われば手元にお金が戻ってきます。
意外と色んな関係者が関わっているため、迷惑をかけないこともそうですが、自分のためにも領収書を貰う習慣をつけるようにしましょう！
今回も最後までお付き合い頂きありがとうございました！
